Carissime sorelle, carissimi fratelli,
 
Vi raggiungo per aggiornarvi sulla situazione dei pass della XXXVII Convocazione. 
 
Condivisione della situazione in essere:
 
Mi permetto in premessa di condividere con voi quello che abbiamo riscontrato in queste settimane che è stato causa di non poche apprensioni organizzative. La situazione che è andata determinandosi in un lasso di tempo brevissimo, con flussi di prenotazioni mai registrati in trentasette anni di storia di convocazioni del RnS, è stata imprevista e sotto alcuni aspetti certamente determinata anche dalla novità del luogo, dalla vicinanza di regioni dove il Rinnovamento è presente in modo numeroso e diffuso, dai relatori di prestigio internazionale e naturalmente dal dono immenso della visita di Papa Francesco. Abbiamo tanta grazia a cui deve corrispondere tanta pazienza e senso di responsabilità.
 
I numeri da gestire:
 
Vi segnalo che in origine, stante le situazioni organizzative ben conosciute (concerto di un noto cantante la sera prima della convocazione allo stadio, con tutti i problemi conseguenziali), i posti disponibili erano stimati ad una prima analisi in circa 43.000. Basta tener presente che in data 28 febbraio il Call Center delle prenotazioni registrava un totale di circa 23.000 pass prenotati e in aggiunta segnalazioni di future prenotazioni per circa 6.000 persone. A questi numeri, poi, si aggiungeva un interesse da parte di fratelli e sorelle provenienti da tutto il mondo che ICCRSS quantifica in circa 3.000 aderenti. Nel contempo, la Convocazione in questo anno di grazia particolare vede la presenza di comunione e collaborazione anche delle Comunità e delle Realtà Carismatiche Italiane, che si faranno presenti con gioia e partecipazione attiva. In totale si contavano, al 28 febbraio, almeno 36.000 presenze. (Tenete presente che alle Convocazioni avute a Rimini negli anni scorsi non si superava i 15.000).
 
La verifica sul territorio:
 
Parallelamente, al fine di monitorare quello che si stava realmente muovendo, agli inizi di febbraio è stato chiesto ai Coordinatori Diocesani di segnalarci, sul piano meramente numerico e senza alcuna valenza di prenotazione, cosa stavano registrando in termini di interesse e partecipazione nelle loro diocesi. I dati pervenuti dopo 20 giorni (su 200 diocesi circa 110 hanno riscontrato, non senza difficoltà, la richiesta… dopo due sollecitazioni), seppur parziali, ci hanno evidenziato che migliaia di fratelli stavano organizzando la loro partecipazione senza alcun preavviso o segnalazione al Call Center Pass.
 
La mail del 3 marzo:
 
Per questa ragione abbiamo inviato immediatamente una mail di “alert” per segnalare a tutti di registrarsi. Non vi nascondiamo la nostra preoccupazione quando, lunedì 3 marzo, a riapertura del Call Center, sono arrivate circa 200 telefonate, e 9000 nuove prenotazioni, giungendo a saturazione dei posti disponibili in due giorni. Siamo stati costretti per coscienza e prudenza ad accogliere tali prenotazioni con riserva, mentre cercavamo soluzioni che ci consentissero di aumentare i posti disponibili.
 
La situazione delle prenotazioni al 7 marzo:
 
Ad oggi, pertanto registriamo almeno 45.000 prenotazioni. Ci stiamo attivando per aumentare ulteriormente i posti disponibili e certamente accoglieremo tutti, almeno fino a circa 53.000 partecipanti. Stiamo cercando altre soluzioni che ci permettano eventualmente di accogliere anche flussi maggiori. Questo però ci obbliga a scelte concrete e a senso di responsabilità a tutti i livelli. Chiediamo pertanto di seguire attentamente le indicazioni che sto per darvi per permettere a tutti di partecipare con serenità e consapevolezza.
 
ATTENZIONE !!!! Le azioni non derogabili da effettuare da questo momento in poi:
 
In premessa segnaliamo di non effettuare azioni arbitrarie e/o interpretazioni unilaterali e strumentali di lettere circolari o quant’altro, basate su passaparola o sul sottinteso. In ogni caso per prenotazioni, pagamenti, segnalazioni, l’unico riferimento è il Call Center Prenotazioni per i Pass, a cui rivolgersi per ogni dubbio.
 
Per alcuni si è generato l’equivoco (ma le indicazioni erano chiare fin dalla prima comunicazione) che la prenotazione alberghiera tramite altro Call Center alberghiero dedicato fosse anche automaticamente prenotazione dei Pass. Si ribadisce che trattasi di due organizzazioni diverse e i dati dell’una non hanno alcun riscontro o incrocio con l’altra per ovvie ragioni organizzative e di gestione oculata.
 
1) Si invitano tutti coloro che hanno segnalato la presenza al Call Center, ma che non hanno ancora effettuato il versamento della quota, a effettuare i versamenti entro il 21 marzo. In mancanza, la segnalazione ad oggi fatta non potrà essere ritenuta valida e comunque da quella data saranno ritenute valide, accolte e registrate solo prenotazioni a cui segue immediato versamento delle quote.
 
2) Si avvisano tutti coloro che, pur avendo già versato la quota del Pass, intendano effettuare delle integrazioni, che queste sono possibili per entità non superiori al 15% delle persone già prenotate (e con i versamenti effettuati). Anche in questo caso i versamenti delle integrazioni vanno realizzati entro il 21 marzo. A partire da questa data, in ogni caso, non potranno essere più considerate eventuali “integrazioni” di gruppi già prenotati. Naturalmente è possibile, sempre fino a capienza, accogliere prenotazioni aggiuntive, che saranno però considerate come nuove prenotazioni, e non come integrazioni di quelle precedenti, con conseguente impossibilità di collocazione sugli spalti con il gruppo di appartenenza. 
 
3) Chiediamo cortesemente di verificare con attenzione se i bambini al seguito hanno la volontà e la capacità di essere presenti ai meeting loro dedicati. Sarete contattati dal call center per capire in quanti vogliono usufruire di tale opportunità, tenendo presente che i numeri che si prospettano potrebbero essere anche superiori alle capacità ricettive delle strutture loro dedicate. Pertanto potrebbe anche verificarsi che i bambini andranno ad occupare un posto sugli spalti, sia perché non hanno intenzione di partecipare, sia perché i posti disponibili sono esauriti (in questo caso il bambino è da considerare nel numero complessivo di coloro che siedono sugli spalti).
 
4) Vi ribadiamo che sacerdoti, religiosi/e e seminaristi, non devono effettuare il versamento della quota pass, ma devono comunque essere sempre prenotati e registrati preventivamente. Vi ribadiamo altresì che non sarà in alcun modo possibile accedere nei giorni della Convocazione allo Stadio Olimpico senza pass. Non saranno rilasciati pass nei giorni della Convocazione, né giornalieri, né per momenti particolari. Si eviti di decidere partenze all’ultimo minuto senza pass. Saremo certamente costretti a mandare indietro tali persone.
 
Ringraziamo il Signore per quanto lo Spirito Santo sta già realizzando. Non facciamoci turbare il cuore dalle inevitabili situazioni difficili da affrontare con pazienza, fede, amore e senso di responsabilità. Da parte nostra stiamo facendo del tutto per garantire partecipazione e accoglienza idonea e serena a questo evento di grazia meraviglioso che il Signore Gesù ci sta donando.
 
Gesù è il Signore, Alleluja!